Preguntas frecuentes

Es el medio interactivo que la CCSS le proporciona para la atención de los trámites generales vía web, donde podrá generar su Orden Patronal Digital, Estudios de Salarios, Aportaciones, Traslados de Operadora de Pensiones, Facturar en el caso de los patronos, entre otros.

La Oficina Virtual de la CCSS ha abierto el espacio para que todo trabajador nacional que tenga patrono Físico o Jurídico, trabajador extranjero con DIMEX asociado al número de asegurado en SICERE o Trabajador Independiente / Asegurado Voluntario con el código de algunas de las últimas 6 facturas anteriores, pueda ingresar a utilizar los servicios que brinda la Institución desde esta nueva plataforma.

Es muy sencillo, solo debe hacer “clic” en el botón “Quiero registrarme” y cumplir con los 3 pasos para el registro de acuerdo con su condición (Nacional, Extranjero, Trabajador Independiente/Asegurado Voluntario). Para finalizar le aparecerá una pantalla adicional donde podrá revisar los datos de teléfono y correo electrónico que aportó, para confirmarlos y finalizar esta etapa.

Posteriormente le estará llegando al teléfono celular un código NIP (Número de Identificación Personal) y al correo un enlace que le permitirá finalizar el registro y de esta forma acceder a la Oficina Virtual CCSS.

Con la finalidad de hacer más sencillo su Autoregistro, sírvase ingresar a las siguientes direcciones web y observar el video de ayuda o la guía en PDF:

Video: Autoregistro OVC

Guía: https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxbVYpVOl5SUjTJ7E

 

Le informamos que el NIP (Número de Identificación Personal) es un código de cuatro dígitos que se remite al número de celular que suministró en el proceso de registro en línea a la Oficina Virtual CCSS.

En atención a su consulta le informamos que estos campos no se pueden modificar actualmente en la Oficina Virtual CCSS, para actualizar los mismos puede presentarse en Oficinas Centrales de la CCSS o en cualquiera de las  Sucursal de la CCSS.

En este caso debe ingresar de nuevo al botón “Quiero registrarme” y completar el paso N°1 y al hacer “clic” en siguiente, el Sistema mostrará en pantalla una sugerencia de que si desea remitir de nuevo la información, tanto de NIP como el enlace para finalizar el registro.

Le informamos que los datos registrados en la Oficina Virtual CCSS, deben coincidir con el Tribunal Supremo de Elecciones, en caso de no coincidir con la información que está anotando, le recomendamos que verifique la información del Tribunal Supremo de Elecciones en el dorso de la última cédula emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones.

Por medidas de seguridad del sistema, es necesario que todos los pasos se cumplan. En algunas ocasiones los usuarios digitan mal el número telefónico o el mismo ya había sido utilizado por algún otro usuario en un proceso de registro anterior, por lo que en su caso es necesario hacerle una afiliación de manera presencial, la cual puede realizar en Oficinas Centrales de la CCSS o en cualquiera de las  Sucursal de la CCSS, presentando su documento de identificación vigente.

No es obligatorio el auto-registro a la Oficina Virtual CCSS, dado que para atención médica ya no se solicitará la orden patronal y es a través de los sistemas institucionales, que se verificará la condición de aseguramiento.

SICERE como base de datos tiene registros de Marzo del 2001 a la fecha. Si desea verificar cotizaciones anteriores a la fecha mencionada, debe enviar un correo a la Gerencia de Pensiones de la CCSS donde se le activará un acceso a su perfil y podrá visualizar el total de sus cuotas, puede dirigirse al correo: IVM-servicios@ccss.sa.cr.

O bien puede inscribirse en la página de la Gerencia de Pensiones de la CCSS en el siguiente enlace:

https://pensiones.ccss.sa.cr/wappivm/(S(k1lcgjuct4r23hnas1a2u0wx))/Public/Logon/Login.aspx?ReturnUrl=%2fwappivm%2f

 

Le informamos que este trámite lo puede realizar ingresando a la opción “¿Olvidó su Contraseña?”

En el siguiente enlace podrá observar una guía en PDF para regenerar su contraseña:

https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxa0GTkc4dhW5tYz8

 

Posterior al ingreso en la Oficina Virtual de la CCSS, ingresa al módulo “Asegurado” en “Orden Patronal” y hace “clic” en “Generar Orden Patronal”. Adicionalmente, tendrá la opción de solicitar que su orden llegue actualizada a su correo posterior a la Facturación.

Para hacer más sencilla la obtención de la Orden Patronal Digital, sírvase ingresar a las siguientes direcciones web que contienen un video de ayuda o guías en PDF para obtener su Orden:

Video: Orden Patronal Digital

Guías: https://1drv.ms/f/s!As0wYPfmdxdxcf5hBh58Effyqk0

 

Como requisito primordial para poder trasladarse mediante la Oficina Virtual CCSS sin presentarse a la operadora donde se encuentra afiliado, se debe contar con Firma Digital.

Los pasos son los siguientes:

  1. Ingresar a la página de la CCSS: www.ccss.sa.cr
  2. Dar click a la pestaña “Servicios en Línea” y seguidamente “Oficina Virtual”.
  3. Ingresar al módulo de Firma Digital y autenticar su usuario.
  4. Dar click sobre pestaña “Gestión de Afiliaciones” y seleccionar la opción “Libre Transferencia”.
  5. Dar click en “Validar Tiempo” para verificar si cuenta con el tiempo requerido para realizar el trámite. En caso afirmativo proseguir con el siguiente paso.
  6. Seleccionar la operadora donde desea trasladarse y confirmar el trámite mediante el botón “Firmar y Grabar”.

El usuario de la Operadora de Pensiones debe ingresar a través del perfil AFILIACION CERTIFICADOR y pulsar click en la pestaña “Certificadores”. En esta pantalla se presentará la opción para la búsqueda de certificadores, en la cual seguidamente deberá ingresar el número de identificación de la persona que desea consultar.

Este error se mostrará cuando el número de identificación ingresado no corresponde a un afiliado de la Operadora de Pensiones que realiza la búsqueda.

Lo anterior dado que para realizar el trámite de libre transferencia de un trabajador, este deberá estar afiliado a la operadora de pensiones.  

Para realizar la carga de archivos de ajuste y devoluciones de aportes LPT, la operadora podrá realizarlo mediante el perfil AFILIACION EXONERACIONES, en la pestaña Carga de archivos de ajuste o devolución según corresponda.

Para la reimpresión de formularios la Operadora de Pensiones lo podrá realizar a través del perfil CERTIFICADOR TRAMITADOR y para aquellos tramitados por parte de la Operadora de Pensiones respectiva.

 

 

 

Puede comunicarse al Centro de Contacto a través del teléfono 2539-1600 en horario de Lunes a Jueves de 07:00 a.m. a 05:00 p.m. y Viernes de 07:00 a.m. a 04:00 p.m., o escribir al correo electrónico plautogestión@ccss.sa.cr.

Ingrese a página web de la CCSS (www.ccss.sa.cr), seleccione la opción “Servicios en Línea” y luego “Oficina Virtual CCSS” o ingrese directamente al siguiente enlace: https://aissfa.ccss.sa.cr/afiliacion/, luego, digite su usuario y contraseña. Al ingresar durante el periodo de presentación de la planilla, el sistema le mostrará el siguiente mensaje de forma automática ¿Desea presentar la factura para el período 01/XX/20XX?. Para omitir la presentación presione el botón "No".”, presione el botón “Si” para presentar su planilla. Si presiona sobre el botón “No”, puede realizar la presentación de la planilla mediante el menú “Planilla”, opción “Presentar Planilla”.

El período de presentación de la planilla a través de la Oficina Virtual, inicia a partir del día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el cuarto día hábil del mes siguiente. La presentación de la planilla por medio del Sistema Grandes Clientes o Medios Magnéticos, inicia a partir del día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el tercer día hábil del mes siguiente.

En caso de no presentar su planilla la planilla se cobrará una multa del 2% calculada sobre el monto total de las cuotas del Seguro de Salud, Enfermedad y Maternidad y una multa del 2% calculada sobre el monto total de las cuotas del Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte. Asimismo, no se registrarían los cambios mensuales de los trabajadores (Salario, incapacidad, permisos, inclusiones y exclusiones).

Para incluir un nuevo trabajador una vez que haya presentado la planilla, presione sobre el botón “Agregar trabajadores” y complete los datos de la ventana emergente indicando el tipo y número de identificación, la fecha de ingreso, el salario del trabajador en el periodo, la jornada y la ocupación.

 

Para incluir trabajadores fuera del periodo de presentación de la planilla, utilice la opción “Inclusión Adelantada de Trabajadores” del menú “Planilla”.

Para excluir un trabajador de la planilla utilizando la Oficina Virtual CCSS, ubique primeramente al trabajador en la lista de los trabajadores actuales de la planilla, posteriormente, presione sobre el botón “Movimientos”. En la ventana emergente “Movimientos del trabajador”, selecciona la opción “Exclusión” y complete los campos requeridos de la siguiente forma: a) “Fecha de Exclusión”: corresponde a la fecha de salida del trabajador y debe estar dentro del periodo que se está procesando. El sistema delimita la fecha de salida a los días del período de facturación. De igual manera, verifique que no existan incapacidades o permisos posteriores a la fecha de exclusión ingresada. b) “Salario de Exclusión”: En este campo debe registrar el salario que haya devengado el trabajador por los días laborados en el mes que se esté procesando. Si sale el primer día del mes o el mes anterior, debe registrar salario “cero”, si labora algunos días del mes debe incluir el salario que devengó. Si la cantidad digitada contiene decimales, estos deben separarse con un punto (.). c) “Observaciones”: Este campo es opcional. En éste se indica el motivo de la exclusión del trabajador según corresponda (despido, renuncia o abandono de trabajo, etc.). Finalmente, presione sobre el botón “Excluir” para confirmar la transacción.

El perfil utilizado para realizar el trámite de Libre Transferencia en la Operadora de Pensiones es AFILIACION CERTIFICADOR TRAMITADOR (OV).

Este perfil es diseñado según los requerimientos establecidos, solo para uso de los funcionarios de las Operadoras de Pensiones, con el fin de que puedan acceder en modo consulta a la información relacionada con los afiliados a la entidad que pertenece el usuario (logueado) y además puedan realizar la gestión de afilición de los mismos.

Para registrar la Licencia por Maternidad a una trabajadora de la planilla utilizando la Oficina Virtual, ubique primeramente a la trabajadora en la lista de los trabajadores actuales de la planilla, posteriormente, presione sobre el botón “Movimientos”. En la ventana emergente “Movimientos del trabajador”, seleccione la opción “Incapacidades” y complete los campos requeridos de la siguiente forma: a) “Tipo de Incapacidad”, seleccione la opción “Maternidad”. b) “Inicio de la incapacidad”, indique la fecha de inicio de la Licencia por Maternidad. c) “Fin de Incapacidad”, indique la fecha final de la Licencia por Maternidad. Finalmente, presione sobre el botón “Guardar” para confirmar la transacción.

En la planilla de la CCSS se debe reportar el 100% del salario, es decir, el monto que el patrono le cancela a la trabajadora y el monto de licencia que la Caja le cancela a la trabajadora. A su vez, a la trabajadora se le debe rebajar las cargas sociales, es decir, el 9.84% sobre la totalidad de lo reportado en la planilla.

Seleccione la opción “Listar Facturas” del menú “Facturas”. En la lista de facturas, seleccione la factura que desea consultar y presione sobre el botón “Detalle”, en la ventana emergente, presione sobre el botón “Ver planilla”. Posteriormente, seleccione el reporte que desea generar desde la opción “Reportes” del menú “Planilla”.

 

El trabajador extranjero se incluye en la planilla, con el número de seguro social que le asigna la CCSS. Para consultar el número de seguro social de una persona, utilice la opción “Buscar Número de Asegurado” del menú “Planilla” en la Oficina Virtual. Si el trabajador no posee número de asegurado asignado, el patrono debe solicitarlo completando el formulario disponible en el siguiente enlace: http://www.ccss.sa.cr/web/patrono/FormularioCalidad

La cotización mínima establecida actualmente para calcular las cuotas obreras y patronales de la CCSS (IVM y SEM) es de ¢231.135, esto a partir de Enero 2017.

Seleccione la opción “Listar Facturas” del menú “Facturas”. En la lista de facturas, seleccione la factura que desea consultar y presione sobre el botón “Detalle”, en la ventana emergente, presione sobre el botón “Ver planilla”. Posteriormente, seleccione el reporte que desea generar desde la opción “Reportes” del menú “Planilla”.

Los requisitos para acceder a la modalidad de Base Mínima Reducida son:

 

  1. Estar al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social.

  2. Domiciliar una cuenta bancaria registrada a su nombre, con el propósito de que la CCSS realice el cobro de las cargas sociales de forma automática y segura.

  3. Reportar en las planillas de la CCSS un salario de la trabajadora doméstica que sea, al menos proporcional a la jornada laboral que cumple con el salario mínimo de ley establecido para el Servicio Doméstico.

  4. Aportar el correo electrónico y el número de teléfono celular de la trabajadora doméstica

Durante el periodo de presentación de la planilla, es decir, del 26 de cada mes hasta el cuarto día hábil del mes siguiente, domicilie su cuenta bancaria mediante la opción “Domiciliar Cuenta” del menú “Pago de Facturas”. Posteriormente, ubique a la trabajadora en su planilla, y seleccione la opción “Movimientos”. En la ventana emergente, seleccione la pestaña “Base Mínima Reducida”, y registre el correo electrónico y número de teléfono celular de la trabajadora. Finalmente, presione sobre el botón “Afiliar Trabajador”, para confirmar la transacción. El sistema le mostrará un mensaje de que la información fue registrada correctamente. Recuerde que, para realizar esta transacción, debe estar al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Si desea obtener más información respecto a este tema puede ingresar a la siguiente dirección web: http://www.miordenpatronal.com/

La CCSS utiliza ciertos dígitos en la orden patronal para identificar el estado de los trabajadores asegurados.  Estos números se ubican antes del número de cédula en dicho documento. A continuación el detalle:

En el caso que aparezca un número 0 (CERO): significa que la persona es un trabajador de nacionalidad costarricense.

Cuando aparece un número 7 (SIETE): quiere decir que el asegurado es un trabajador extranjero.

Si antes del número de cédula está un 9 (NUEVE): quiere decir que el trabajador tiene datos erróneos en los registros de la CCSS.

El usuario puede ser la cédula jurídica en caso de personas jurídicas (10 espacios sin guiones, sin segregado ni sector), formato de ejemplo: 3101209612; la cédula de identidad en caso de personas físicas nacionales (9 espacios sin guiones y con el formato de ejemplo: 101340660), o el número de asegurado en caso de personas físicas extranjeras (de 8 a 10 espacios, según el número otorgado, no se debe ingresar el (7- ) que identifica a los extranjeros y formato de ejemplo: 17813053).

Debe esperar al menos 10 minutos para que se cierre de forma automática la sesión que quedó activa de manera incorrecta.

Si olvidó o se bloqueó su contraseña, usted puede regenerarla a través de la opción “Olvidó su contraseña”. En la Oficina Virtual CCSS (https://aissfa.ccss.sa.cr/afiliacion/) mediante los siguientes pasos:

1- Debe hacer “click” en el botón “Olvidó su contraseña” en la Ventana de Inicio.

2- Seguidamente, aparecerá la ventana para regenerar la contraseña, donde debe digitar el usuario (Cédula de Identidad o Número de Asegurado), posteriormente digita el correo que tiene registrado en la Oficina Virtual y el “Captcha” en el espacio correspondiente.  Finalmente hace “click” en el botón Regenerar.

3- Recibirá en su correo electrónico el enlace para realizar el cambio de la contraseña.

4- Hace “click” en el enlace recibido en el correo, para acceder al módulo y de esta forma generar una nueva contraseña.

5- Debe crear su nueva contraseña de acuerdo con las especificaciones que se encuentran en pantalla y hacer “click” en el botón “Cambiar contraseña” para que se aplique el mismo.

Al aplicar el cambio de la contraseña, el sistema informa que la misma fue establecida con éxito. En todos los casos desde computadoras hasta dispositivos móviles, debe aparecer este aviso, de lo contrario no quedaría realizado el cambio.

Finalmente, al aceptar en la ventana de información anterior, se le estará direccionando a la ventana de inicio, donde debe colocar su usuario (cédula o número de asegurado) y la clave que acaba de ingresar.

Para realizar la inscripción como patrono de servicio doméstico, acceda a la Oficina Virtual CCSS, seleccione la opción “Servicio Doméstico” del menú “Asegurado” y complete el formulario que se muestra en pantalla. En el siguiente enlace encontrará un tutorial completo del proceso de registro: https://www.youtube.com/watch?v=vHqppjJ271U