Preguntas frecuentes

Es el medio interactivo que la CCSS pone a disposición de los ciudadanos y patronos para que puedan acceder a diversos servicios web como la generación de la Orden Patronal Digital, Estudios de Salarios, Estado de Aportaciones, realizar el traslado de Operadora de Pensiones, esto en el caso de ciudadanos y servicios como la facturación de la planilla en el caso de los patronos, entre otros servicios disponibles.

Sí, cualquier persona puede afiliarse a la Oficina Virtual de la CCSS.

Para realizar el proceso de registro existen tres alternativas:

  1. Autoregistro en línea sin necesidad de acudir a una oficina de la CCSS: Esta opción está disponible para:
  • Trabajadores con patrono Físico o Jurídico, tanto nacionales como extranjeros que tengan el DIMEX asociado al número de asegurado en SICERE.
  • Trabajador Independiente o Asegurado Voluntario que posea el número de la factura, pudiendo utilizar cualquier factura de los últimos seis meses.

 

  1. Firma Digital: Si posee certificado de firma digital puede ingresar presionando el botón “Certificado digital” que se ubica en la pantalla de inicio de la Oficina Virtual CCSS.

 

  1. Presencial: Solicitando el acceso en la Sucursal más cercana o en Oficinas Centrales de la CCSS, en el caso de personas que no son asalariadas (no cotizantes), personas extranjeras que no posean el número DIMEX registrado en la CCSS o Trabajador Independiente / Asegurado Voluntario que no posea factura en los últimos 6 meses.

Para realizar el proceso de registro a Oficina Virtual CCSS existen tres alternativas:

 

  1. Autoregistro en línea sin necesidad de acudir a una oficina de la CCSS: Esta opción está disponible para:
  • Trabajadores con patrono Físico o Jurídico, tanto nacionales como extranjeros que tengan el DIMEX asociado al número de asegurado en SICERE.
  • Trabajador Independiente o Asegurado Voluntario que posea el número de la factura, pudiendo utilizar cualquier factura de los últimos seis meses.

 

  1. Firma Digital: Si posee certificado de firma digital puede ingresar presionando el botón “Certificado digital” que se ubica en la pantalla de inicio de la Oficina Virtual CCSS.

 

  1. Presencial: Solicitando el acceso en la Sucursal más cercana o en Oficinas Centrales de la CCSS, en el caso de personas que no son asalariadas (no cotizantes), personas extranjeras que no posean el número DIMEX registrado en la CCSS o Trabajador Independiente / Asegurado Voluntario que no posea factura en los últimos 6 meses.

 

Para realizar el proceso de auto registro debe ingresar a la página de la CCSS: http://www.ccss.sa.cr/, en el menú “Servicios en línea” ubica la opción “Oficina Virtual CCSS”, en la pantalla de inicio de la Oficina Virtual CCSS,  hace “click” en la opción “Quiero Registrarme”:

 

Posteriormente debe completar los 3 pasos que se describen a continuación:

 

  • Paso uno: Debe indicar el número de la cédula de identidad, en caso de costarricenses o el número de seguro social para personas de otra nacionalidad, según corresponda, así como los datos personales y dirección de domicilio.
  • Paso dos: Las personas nacionales deben ingresar la información que está al reverso de la cédula de identidad, domicilio electoral y fecha de vencimiento y las personas de otra nacionalidad deben ingresar el número DIMEX.
  • Paso tres: Los trabajadores reportados en planilla deben incluir el número patronal del empleador, ya sea la cédula física o cédula jurídica, según corresponda. Si es trabajador independiente o asegurado voluntario el sistema le solicitará el número de la factura, pudiendo utilizar cualquier factura de los últimos seis meses.

 

Luego se mostrará la pantalla de verificación de datos, donde se le solicitará corroborar el nombre y apellidos, correo electrónico y número de teléfono celular. Tras dar aceptar a este proceso, el sistema le remitirá un código NIP de 4 dígitos al número celular indicado, así como un correo electrónico con un link al cual debe acceder para completar el proceso de registro.

 

En todo el proceso se cuenta con guías de ayuda que le permiten al usuario identificar espacios vacíos o datos ingresados erróneamente.

 

Los usuarios, tanto patronos como trabajadores, que ya cuentan con un registro creado continúan accediendo con la clave ya generada.

 

Con la finalidad de hacer más sencillo su proceso de registro a la Oficina Virtual CCSS, puede ingresar a las siguientes direcciones web y observar el video de ayuda o la guía en PDF:

Video: Autoregistro OVC

Guía: https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxbVYpVOl5SUjTJ7E

 

 

El NIP (Número de Identificación Personal) es un código de cuatro dígitos que se remite al número de celular que suministró en el proceso de registro en línea a la Oficina Virtual CCSS, este código es necesario para poder completar el proceso de registro a la Oficina Virtual CCSS, por ello no lo debe eliminar hasta haber completado dicho proceso.

El proceso de envío del código NIP (Número de Identificación Personal) al número de celular que usted suministró en el proceso de registro en línea a la Oficina Virtual CCSS, puede tardar varios minutos

 

Si desea solicitar que el código NIP o el correo electrónico le vuelva a llegar, ingrese en la opción “Quiero registrarme” que se ubica en la pantalla de inicio de Oficina Virtual CCSS y complete el paso N°1 y al hacer “clic” en el botón “Siguiente”, el sistema mostrará en pantalla una sugerencia de si desea remitir de nuevo la información, tanto de NIP como el enlace al correo electrónico para finalizar el registro.

Los datos registrados en la Oficina Virtual CCSS, deben coincidir con los datos registrados en el Tribunal Supremo de Elecciones, en caso de no coincidir con la información que está anotando, le recomendamos que verifique la información en el dorso de la última cédula emitida por el Tribunal Supremo de Elecciones o visite la página www.tse.go.cr en módulo consultas civiles.

 

Si usted posee segundo nombre debe digitarlo, pues el sistema valida el nombre completo.

Por medidas de seguridad del sistema, es necesario que todos los pasos se cumplan, siendo uno de estos, la inclusión del número celular. En algunas ocasiones los usuarios digitan mal el número telefónico o el mismo ya había sido utilizado por algún otro usuario en un proceso de registro anterior, por lo que en dicho caso, es necesario incluir un número de celular nuevo o solicitar el registro a la Oficina Virtual CCSS de manera presencial, en la Sucursal de la CCSS más cercana o en Oficinas Centrales de la CCSS, presentando su documento de identificación vigente y en buen estado.

La información contenida en la Base de Datos de SICERE , tiene registros de Marzo del 2001 a la fecha. Si desea verificar cotizaciones anteriores a la fecha mencionada, debe enviar un correo a la Gerencia de Pensiones de la CCSS donde se le activará un acceso a su perfil y podrá visualizar el total de sus cuotas, puede dirigirse al correo: IVM-servicios@ccss.sa.cr.

 

O bien puede inscribirse en la página de la Gerencia de Pensiones de la CCSS en el siguiente enlace:

https://pensiones.ccss.sa.cr/wappivm/(S(k1lcgjuct4r23hnas1a2u0wx))/Public/Logon/Login.aspx?ReturnUrl=%2fwappivm%2f

 

 

Si olvidó o se bloqueó su contraseña, usted puede regenerarla a través de la opción “Olvidó su contraseña”, que se ubica en la pantalla de inicio de Oficina Virtual CCSS:

En donde debe realizar los siguientes pasos:

 

    1. Debe hacer “click” en el botón “Olvidó su contraseña” en la pantalla de inicio.
    2. Seguidamente, aparecerá la ventana para regenerar la contraseña, donde debe digitar el usuario (Cédula de Identidad o Número de Asegurado), posteriormente debe digitar el correo que tiene registrado en la Oficina Virtual CCSS y el “Captcha” en el espacio correspondiente.  Finalmente hace “click” en el botón “Regenerar”.
    3. Recibirá en su correo electrónico un enlace, en el cual hacer “click”.
    4. Seguidamente se mostrará la pantalla donde debe generar la nueva contraseña. Al crear su nueva contraseña tome en cuenta las especificaciones que se encuentran en pantalla.
    5. Finalmente haga “click” en el botón “Cambiar contraseña”.

 

Al generar la nueva contraseña, el sistema informa que la misma fue establecida con éxito. En todos los casos desde computadoras hasta dispositivos móviles, debe aparecer este aviso, de lo contrario no quedaría realizado el cambio.

 

Finalmente, al aceptar la información que anteriormente se menciona, se le estará direccionando a la pantalla de inicio de Oficina Virtual CCSS, donde debe colocar su usuario (cédula o número de asegurado) y la nueva contraseña que acaba de ingresar.

 

En el siguiente enlace podrá observar una guía en PDF para regenerar su contraseña:

https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxa0GTkc4dhW5tYz8

 

Para generar la orden patronal digital debe haberse registrado o afiliado en la Oficina Virtual CCSS.

 

Si aún no se ha registrado en Oficina Virtual CCSS puede consultar la sección preguntas frecuentes sobre “Registro a la Oficina Virtual CCSS)”.

 

Si ya cuenta con usuario de la Oficina Virtual, debe ingresar a ella, posteriormente debe ubicar el menú “Asegurado” y seleccionar la opción “Orden Patronal”.

En la pantalla se mostrará la información del o los patronos para los cuales usted labora y en el margen derecho debe presionar el botón verde “Generar Orden Patronal”.

Si desea que su orden patronal digital se genere de forma automática cada mes y le llegue al correo electrónico que usted registró, presione el check que aparece en la parte inferior de la pantalla donde se muestra la leyenda: “Deseo recibir de forma automática la Orden Patronal Digital por correo electrónico

En el siguiente enlace podrá observar un video de ayuda o guía en PDF para obtener su orden patronal digital:

Video: Orden Patronal Digital

Guías: https://1drv.ms/f/s!As0wYPfmdxdxcf5hBh58Effyqk0

Si desea obtener más información respecto a este tema puede ingresar a la siguiente dirección web: http://www.yoestoyseguro.cr/orden-patronal/

Para realizar el traslado de Operadora de Pensiones, debe contar con certificado de firma digital e ingresar a la Oficina Virtual CCSS, a través de este dispositivo.

Los pasos son los siguientes:

  1. Ingresar a la página de la CCSS: www.ccss.sa.cr
  2. Dar click a la pestaña “Servicios en Línea” y seguidamente “Oficina Virtual CCSS”.
  3. Ingresar al módulo de Firma Digital y autenticar su usuario.
  4. Dar click sobre pestaña “Gestión de Afiliaciones” y seleccionar la opción “Libre Transferencia”.
  5. Dar click en “Validar Tiempo” para verificar si cuenta con el tiempo requerido para realizar el trámite. En caso afirmativo proseguir con el siguiente paso.
  6. Seleccionar la operadora donde desea trasladarse y confirmar el trámite mediante el botón “Firmar” y “Grabar”.

El usuario de la Operadora de Pensiones debe ingresar a través del perfil AFILIACION CERTIFICADOR y pulsar click en la pestaña “Certificadores”. En esta pantalla se presentará la opción para la búsqueda de certificadores, en la cual seguidamente deberá ingresar el número de identificación de la persona que desea consultar.

Este error se mostrará cuando el número de identificación ingresado no corresponde a un afiliado de la Operadora de Pensiones que realiza la búsqueda.

Lo anterior dado que para realizar el trámite de libre transferencia de un trabajador, este deberá estar afiliado a la operadora de pensiones.  

Para realizar la carga de archivos de ajuste y devoluciones de aportes LPT, la operadora podrá realizarlo mediante el perfil AFILIACION EXONERACIONES, en la pestaña Carga de archivos de ajuste o devolución según corresponda.

Para la reimpresión de formularios la Operadora de Pensiones lo podrá realizar a través del perfil CERTIFICADOR TRAMITADOR y para aquellos tramitados por parte de la Operadora de Pensiones respectiva.

 

 

 

Puede comunicarse al Centro de Contacto  a través del teléfono 2539-1600 en horario de Lunes a Jueves de 07:00 a.m. a 05:00 p.m. y Viernes de 07:00 a.m. a 04:00 p.m., o escribir al correo electrónico plautogestión@ccss.sa.cr.

 

Debe ingresar  a la  página web de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) a www.ccss.sa.cr seleccione la opción “Servicios en Línea” y luego “Oficina Virtual CCSS” o ingrese directamente al siguiente enlace: https://aissfa.ccss.sa.cr/afiliacion/, luego digite su usuario y contraseña.

Posteriormente al ingresar a la Oficina Virtual CCSS deberá seguir los siguientes pasos para realizar  la presentación, modificación y facturación:

1. Presentación: ingresar a la Oficina Virtual CCSS del 26 del mes al cuarto día hábil del siguiente mes y presionar "Sí" en el mensaje de presentación que se mostrará, y luego pulse "continuar", con lo cual el sistema cargara la información de los trabajadores y salarios de la planilla del mes pasado para que realice las modificaciones necesarias.

2. Modificación: registrar los movimientos en la planilla como incapacidades, exclusiones, permisos, inclusiones y demás.

3. Facturación: paso irreversible que genera la factura según los movimientos registrados. Si presenta su planilla, pero no la factura, el quinto día hábil del mes el sistema le generará la factura.

 

 

El perfil utilizado para realizar el trámite de Libre Transferencia en la Operadora de Pensiones es AFILIACION CERTIFICADOR TRAMITADOR (OV).

Este perfil es diseñado según los requerimientos establecidos, solo para uso de los funcionarios de las Operadoras de Pensiones, con el fin de que puedan acceder en modo consulta a la información relacionada con los afiliados a la entidad que pertenece el usuario (logueado) y además puedan realizar la gestión de afilición de los mismos.

Los requisitos para acceder a la modalidad de Base Mínima Reducida son:

 1. Estar al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social.

2. Domiciliar una cuenta bancaria (IBAN) registrada a su nombre y en colones, con el propósito de que la CCSS realice el cobro de las cargas sociales de forma automática y segura.

3. Reportar en las planillas de la CCSS un salario de la trabajadora doméstica que sea, al menos proporcional a la jornada laboral que cumple con el salario mínimo de ley establecido para el Servicio Doméstico.

4. Aportar el correo electrónico y el número de teléfono celular de la trabajadora doméstica.

Durante el periodo de gestión de la planilla, es decir, del 26 de cada mes hasta el cuarto día hábil del mes siguiente, domicilie su cuenta bancaria mediante la opción “Domiciliar Cuenta” del menú “Pago de Facturas”. Posteriormente, ubique a la trabajadora en su planilla y seleccione la opción “Movimientos”. En la ventana emergente, seleccione la pestaña “Base Mínima Reducida”, y registre el correo electrónico y número de teléfono celular de la trabajadora. Finalmente, presione sobre el botón “Afiliar Trabajador”, para confirmar la transacción. El sistema le mostrará un mensaje indicando que la información fue registrada correctamente. Recuerde que, para realizar esta transacción, debe estar al día con el pago de las obligaciones de la Caja Costarricense de Seguro Social.

La CCSS utiliza varios tipos de identificación para el registro de las personas en sus sistemas, e identifica dichos tipos con un número que se coloca al inicio del  número de identificación de la persona.  Los tipos de identificación que utiliza la CCSS son:

  • Número 0 (CERO): significa que la persona es de nacionalidad costarricense y se identifica con el número de cédula de identidad.
  • Número 7 (SIETE): significa que la persona es extranjera y posee un número de seguro social.
  • Número 9 (NUEVE): significa que la persona no fue registrada correctamente en la planilla por parte del patrono, ni con número de cédula de identidad ni con número de seguro social, por tanto, se consigna como un registro erróneo. Si usted posee un número de 9 antes de la identificación debe presentarse en la Sucursal de la CCSS más cercana al lugar de su residencia o en Oficinas Centrales de la CCSS.

Debe esperar al menos 5 minutos para que se cierre de forma automática la sesión que quedó activa de manera incorrecta.

Para registrar una planilla de servicio doméstico debe ingresar a la Oficina Virtual CCSS desde el perfil “Afiliación Trabajadores OV” una vez que haya ingresado debe seleccionar el menú “Asegurado” la pestaña “Servicio Doméstico”, luego seleccionar “Aceptar condiciones” y seguidamente completar toda la información que se solicita. En el siguiente enlace encontrará un tutorial completo del proceso de registro: 

https://www.youtube.com/watch?v=vHqppjJ271U

Si no posee acceso a la Oficina Virtual CCSS, debe presentarse al servicio de Inspección de la sucursal más cercana de la CCSS o en el edificio El Hierro, mismo que se encuentra en San José, 125 metros este de las Oficinas Centrales de la CCSS.

El bloqueo de los elementos emergentes es un sistema de seguridad que poseen la gran mayoría de los navegadores de internet, por lo cual se debe configurar cada uno de ellos (de acuerdo con su elección) para que presente en pantalla la Orden Patronal Digital o permita su descarga adecuada.

En la siguiente guía puede encontrar orientación sobre cómo habilitar las ventanas emergentes:

https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxdM2nFgb-U6fD5Ak

Al finalizar la configuración, vuelva a oprimir el botón para la generación de la Orden Patronal Digital.

Cabe resaltar que la misma solución aplica para los diferentes reportes que emite la Oficina Virtual CCSS.

Si olvidó o bloqueó su contraseña, usted puede regenerar su clave a través de la opción “¿Olvidó su contraseña?” que se ubica en la página de inicio de Oficina Virtual CCSS. El usuario puede ser la cédula jurídica  (10 dígitos),  la cédula de identidad en caso de  nacionales (9 dígitos) o el número de asegurado en caso de extranjeros (de 8 a 10 dígitos), para todos los casos no debe indicar guiones, espacios ni segregados y sectores.

Posteriormente, a su correo electrónico registrado en el sistema, le llegará un link en color azul al que debe ingresar, ahí se le solicitará que registre su nueva clave con las condiciones que se mencionan en la pantalla.

En el siguiente link puede descargar un documento con el paso a paso del proceso:

https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxa0GTkc4dhW5tYz8

La regeneración de su clave únicamente la puede realizar por medio de la Oficina Virtual CCSS en la opción "¿Olvidó su contraseña?".

Debe verificar que el usuario que  registra  sea el correcto,  puede ser la cédula jurídica  (10 dígitos),  la cédula de identidad en caso de  nacionales (9 dígitos) o el número de asegurado en caso de extranjeros (de 8 a 10 dígitos), para todos los casos no debe indicar guiones, espacios ni segregados y sectores.

Debe indicar el correo electrónico que registró al realizar la inscripción patronal en el servicio de Inspección o el registrado en actualizaciones que ha realizado posteriormente, si desconoce el correo registrado y desea registrar un nuevo correo electrónico para regenerar la clave o recibir otra información debe solicitarlo mediante  el formulario “Solicitud Actualización de Correo electrónico  y teléfono”  el cual puede descargar desde el siguiente acceso : http://www.ccss.sa.cr/tramites?t=34  ver requisitos y correo electrónico donde debe enviar la información digitalmente.

Si requiere realizar un cambio de correo electrónico y teléfonos como patrono, debe enviar el formulario correspondiente para este fin debidamente lleno y firmado por el representante legal, o bien, una persona autorizada por el mismo mediante un documento que lo haga constar. Debe además adjuntar el documento de identificación de ambos (as) mediante un escaneo o fotografía.

Puede solicitar el formulario y requisitos en esta dirección: http://www.ccss.sa.cr/tramites?t=34

Los requisitos antes descritos se deben enviar a la dirección de correo electrónico ayudapat@ccss.sa.cr

 

Debe verificar que se esté registrando exactamente la misma contraseña en los espacios de “Nueva contraseña” y “Verificación de contraseña”; o verificar que al registrar su nueva contraseña cumpla con las características que se indican en “Políticas para creación de contraseña para Oficina Virtual CCSS”.

El link de regeneración de la contraseña debe activarse en el transcurso de las próximas 24 horas, después  de realizado el proceso de regeneración de contraseña. Una vez trascurrido este  plazo el ticket se inactiva; por lo cual debe realizar el proceso de regeneración nuevamente, utilizando la opción “¿Olvidó su contraseña?”.

Cuando el sistema le emite el siguiente mensaje: “El usuario ya se encuentra conectado a la aplicación” debe esperar al menos 10 minutos para que el sistema cierre la sesión anterior automáticamente.

Lo anterior se encuentra normado en el reglamento de Invalidez Vejez y Muerte en el Artículo 38

“Responsabilidad patronal y pago de intereses y recargos” donde se establece lo siguiente:

“Los patronos que no presenten o cancelen sus planillas dentro del plazo reglamentario, estarán obligados al pago de intereses moratorios conforme a lo dispuesto en el artículo 49 de la Ley Constitutiva de la Caja (interés legal establecido en el artículo 1163 del Código Civil). Adicionalmente, aplican recargos según los siguientes incumplimientos:

 1. Por presentación tardía de las planillas: 2% del monto total de las cuotas obrero-patronales.

 2. Por omisión o falsedad de los datos identificativos de los trabajadores: un 1% del salario en cada caso que se omita esa información”.

 Lo anterior sin perjuicio de la aplicación de las sanciones establecidas en los artículos 44 y siguientes de la Ley Constitutiva de la Caja”.

El período de gestión de la planilla a través de la Oficina Virtual CCSS, inicia a partir del día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el cuarto día hábil del mes siguiente.

La gestión de la planilla por medio del Sistema Grandes Clientes o Medios Magnéticos inicia a partir del día 26 de cada mes o día hábil siguiente y se extiende hasta el tercer día hábil del mes siguiente.

Si desea realizar cambios en la planilla primero debe presentarla, esto ingresando a la Oficina Virtual CCSS del 26 del mes al cuarto día hábil del siguiente mes y presionar "Sí" en el mensaje de presentación que se mostrará, y luego pulse "Continuar", con lo cual el sistema cargará la  información de los trabajadores y salarios de la planilla del mes pasado para que realice las modificaciones necesarias caso contrario no podrá visualizar la lista de trabajadores para realizar las modificaciones correspondientes en la planilla.

Si indico que “No” al mensaje de presentación de planilla, deberá ingresar a la pestaña “Planilla” y luego a la opción “Presentar planilla” para que le mensaje de presentación se vuelva a mostrar.

Para realizar cambios sobre planillas facturadas, primeramente, debe enviar el formulario correspondiente debidamente lleno y firmado por el patrono, o por una persona autorizada, mediante un documento que así lo haga constar. En el formulario se colocan únicamente los trabajadores que requieren modificaciones. Debe ser cauteloso con los cambios y la información digitada.

El formulario  correspondiente y los requisitos que debe cumplir los puede descargar desde la siguiente dirección: http://www.ccss.sa.cr/tramites?t=19

Una vez descargado el formulario, debe completar todos los espacios solicitados en la hoja nombrada “F071”, en caso de requiera realizar más de 5 movimientos en la planilla, debe llenar la hoja nombrada "Hoja Adicional Ajustes”  ambas contenidas en el formulario de ajuste de planilla.

Una vez completado el formulario el mismo debe ser firmado por el patrono, posteriormente   debe ser enviado a la dirección de correo electrónico ayudapat@ccss.sa.cr junto con el documento de identificación del firmante.

Para esta gestión se tiene un lapso establecido, el cual es máximo el cuarto día hábil antes de la fecha de pago. Pasado este lapso, deberá comunicarse con el departamento de Inspección al 2105-4860 ext.4 o al correo consultasinspeccion@ccss.sa.cr para proceder según corresponda.

En el  caso de no tener modificaciones en la información obrera, la planilla se factura de oficio con la información salarial registrada en el periodo anterior, se factura con el respectivo recargo por no presentación de planilla.

Para modificar la información del salario reportado a un trabajador, una vez que haya presentado la planilla, diríjase al espacio en blanco que está situado a la par del registro de cada trabajador en la columna de “Nuevo salario” y digite el nuevo salario a registrar; seguidamente debe seleccionar el botón de “Aplicar Salarios” para guardar los cambios realizados.

La CCSS mantiene una Base Mínima Contributiva (BMC), misma que actualmente es de ¢257.920 esto implica que todo salario inferior a este monto, se ajusta a la BMC, esto únicamente para los rubros obrero-patronales del seguro de salud (SEM) y el seguro de pensiones (IVM).

Cabe mencionar que la Base Mínima Contributiva  varía según disposición de la Junta Directiva de la CCSS.

Según el artículo 34 del Reglamento del IVM y el artículo 64 del Reglamento del SEM, ambos permiten excepciones al ajuste de la cotización mínima, estas son:

a. Cesantía o ingreso de nuevos trabajadores ocurridos en períodos intermedios del mes.

b. Reportes de incapacidades o permisos sin goce de salario que abarcan más de quince días.

c. Trabajo simultáneo con varios patronos o con patrono y seguro independiente percibiendo salarios e ingresos inferiores con todos o algunos de ellos.

Por ejemplo:

Si se reporta a un trabajador con ¢100.000 de salario en el mes sin ninguna de las excepciones anteriores, el sistema realizará el ajuste a la cotización mínima para facturar en los rubros de SEM e IVM obrero-patronal sobre ¢257.920.

Para incluir un nuevo trabajador una vez que haya presentado la planilla debe ingresar a la opción "Agregar Trabajador" y colocar el tipo de identificación del trabajador, tomando en cuenta si el trabajador posee identificación del registro civil (nacional) o número de asegurado (extranjeros). Después debe colocar la fecha de inclusión, salario, ocupación y jornada correspondientes, además de la clase de seguro, “A” si es un trabajador pensionado o “C” si es un trabajador regular. El colocar el correo electrónico del trabajador es opcional. Finalmente, debe revisar la información ingresada y darle en “Agregar”.

El trabajador extranjero se incluye en la planilla, con el número de seguro social que le asigna la CCSS. Para consultar el número de seguro social de una persona, utilice la opción “Buscar Número de Asegurado” del menú “Planilla” en la Oficina Virtual. Si el trabajador no posee número de asegurado asignado, el patrono debe solicitarlo completando el formulario disponible en el siguiente enlace: http://www.ccss.sa.cr/web/patrono/FormularioCalidad

 

El patrono que ya posea una planilla, puede realizar la búsqueda por medio de la pestaña “Planilla” y seleccionar “Buscar Número de Asegurado”, seleccionar la opción “Nombre u Otras Referencias” en el campo “Buscar Persona Por”, para así efectuar la búsqueda por nombre y apellidos de la persona requerida.

Es importante, completar todos los campos del nombre (Primer Apellido, Segundo Apellido y Nombre), con las tres primeras letras de cada uno de ellos, para lograr una búsqueda más precisa.

Se debe completar un formulario de solicitud de número de asegurado por cada trabajador que requiera ingresar en la planilla, en el siguiente enlace se encuentra disponible el formulario de solicitud:

http://www.ccss.sa.cr/web/patrono/FormularioCalidad

No, la solicitud del número de asegurado para trabajadores extranjeros se puede realizar durante todo el mes, así cuando se inicia el periodo de la gestión de planillas (26 de cada mes al 4 día hábil del mes siguiente) ya poseerá la información y evitará contratiempos.

Si el trabajador posee un único apellido, se debe dejar en blanco el espacio del segundo apellido; el sistema de la CCSS le anota el valor “NOINDICAOTRO” para que se tenga claro que no existe apellido en este campo.

Tanto para trabajadores extranjeros como nacionales, se debe solicitar la modificación al correo electrónico calidad@ccss.sa.cr, especificando el cambio requerido y adjuntar la identificación vigente y legible. También podrá gestionar esta corrección en la sucursal de la CCSS más cercana al patrono o a la residencia del trabajador afectado con los datos inconsistentes.

No, este trámite debe realizarlo el patrono, quien hará la gestión ante la CCSS. Las personas que deben gestionarse el número de asegurado de manera directa porque no están laborando para patrono alguno, deberán acudir a la sucursal de la CCSS más cercana y presentar allí su documento de identificación vigente. Si son familiares deberán hacer el trámite en los centros médicos que les corresponde afiliarse según la zona donde residen.

Es cuando se ingresa a un trabajador nacional o extranjero con un número diferente al número de cédula nacional o número de asegurado que le otorga la CCSS a las personas extranjeras, ya sea que se ingrese con el número de pasaporte, DIMEX o permiso laboral.

El ingreso de un registro erróneo en planilla, genera un recargo al patrono.

Debe solicitarle al trabajador que le facilite el número de asegurado correcto o buscarlo desde la Oficina Virtual CCSS,  si no posee registro de número de asegurado debe solicitarlo mediante el siguiente formulario: http://www.ccss.sa.cr/web/patrono/FormularioCalidad; una vez que obtenga el número de asegurado, al iniciar el periodo de presentación de planillas a partir del día 26 del mes hasta el cuarto día hábil del mes siguiente se debe excluir al trabajador erróneo con salario 0 (cero) al primer día del mes. Posteriormente debe incluir al trabajador con el dato correcto a partir del día que realizó el cambio en el mes, indicando el salario devengado en ese mismo mes junto con los otros datos requeridos para el registro del trabajador en la planilla.

Inicialmente, se debe solicitar al trabajador que le indique el número de cédula nacional. Luego, a partir del día 26 del mes, se debe excluir al trabajador con el número de asegurado extranjero con salario 0 (cero) al primer día del mes. Finalmente, se debe incluir al trabajador con la identificación nacional, a partir del primer día del mes con el salario devengado en ese mismo mes junto con los demás datos requeridos de la inclusión en planilla.

Una vez que el trabajador disponga de dos cotizaciones (mínimo dos meses), utilizando su identificación nacional, se le debe informar sobre la necesidad de apersonarse a la sucursal de la CCSS más cercana a su residencia, para solicitar una unificación de datos, este trámite consiste en unificar las cotizaciones para trasladar aquellas que este realizó con el número de asegurado extranjero hacia la nueva identificación con la cédula nacional.

Para realizar una inclusión adelantada fuera del periodo de gestión de planilla, debe dirigirse a la pestaña "Planilla", luego a "Inclusión adelantada de trabajadores". Posteriormente, debe ingresar a la opción "Agregar" y colocar el tipo de identificación del trabajador, tomando en cuenta si el trabajador posee identificación del registro civil (nacional) o número de asegurado (extranjeros). Después debe colocar la fecha de inclusión, salario, ocupación y jornada correspondientes, además de la clase de seguro, “A” si es un trabajador pensionado o “C” si es un trabajador regular. El registro del correo electrónico del trabajador es opcional. Finalmente, debe revisar la información ingresada y darle en “Agregar”.

Si es dentro del periodo de la gestión de planillas, debe tomar en cuenta los días del mes siguiente a la facturación que han transcurrido. Por ejemplo, en la facturación de abril, no podrá incluir adelantadamente a un trabajador con fecha del 02/05/2018 si el día en que se está realizando este proceso es el 01/05/2018.

Para registrar una incapacidad de SEM o INS (se reportan de la misma manera), debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente debe ubicar al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en "Incapacidades" debe seleccionar el tipo de incapacidad, fecha inicio y final, tomando en consideración que únicamente se pueden digitar fechas dentro del periodo actual de presentación, no fechas anteriores ni posteriores. Si la incapacidad toma días de meses siguientes, debe reportarlas por separado en los siguientes periodos de presentación. Luego da clic en el botón "Agregar" y la misma se registrará.

Seguido a esto, debe modificar el salario reportado, ya que se deben rebajar los días de incapacidad de lo devengado, es decir, si se incapacita 3 días y gana ¢10.000 colones diarios, debe rebajar ¢30.000 al salario que se le reportará. Debe tomar en cuenta que para SEM, el patrono paga el 50% de los primeros 3 días, luego la CCSS paga al 60% después del tercer día, el patrono no está en la obligación de pagar después del tercer día. El pago de este 50% no se reporta en la planilla, ya que es un subsidio que el patrono está obligado a entregarlo y no es deducible de la planilla.

Para registrar una licencia de maternidad, debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente debe ubicar al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en "Incapacidades" debe seleccionar el tipo, fecha inicio y final, tomando en consideración que únicamente para la licencia de maternidad se pueden digitar fechas posteriores del periodo actual de presentación, no así fechas anteriores. Por ejemplo, si la incapacidad va del 15 de enero al 15 de abril, puede colocar todo el rango. Luego da clic en el botón "Agregar" y la misma se registrará.

En la planilla de la CCSS se debe reportar el 100% del salario, es decir, el monto que el patrono le cancela a la trabajadora y el monto de licencia que la Caja le cancela a la trabajadora. A su vez, a la trabajadora se le debe rebajar las cargas sociales, es decir, el 10.34% sobre la totalidad de lo reportado en la planilla.

Para excluir a un trabajador de la planilla, deberá ingresar a la Oficina Virtual CCSS dentro del periodo de gestión de planillas, luego debe ubicar al trabajador en la lista de los trabajadores actuales de la planilla, posteriormente, presione sobre el botón “Movimientos”.

En la ventana emergente “Movimientos del trabajador”, selecciona la opción “Exclusión” y complete los campos requeridos de la siguiente forma: a) “Fecha de Exclusión”: corresponde a la fecha de salida del trabajador y debe estar dentro del periodo que se está procesando. El sistema delimita la fecha de salida a los días del período de facturación.

De igual manera, verifique que no existan incapacidades o permisos posteriores a la fecha de exclusión ingresada. b) “Salario de Exclusión”: En este campo debe registrar el salario que haya devengado el trabajador por los días laborados en el mes que se esté procesando. Si sale el primer día del mes o el mes anterior, debe registrar salario “cero”, si labora algunos días del mes debe incluir el salario que devengó. Si la cantidad digitada contiene decimales, estos deben separarse con un punto (.). c) “Observaciones”: Este campo es opcional. Finalmente, presione el botón “Excluir” para confirmar la exclusión.

Debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente debe ubicar al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en "Permisos" debe seleccionar el tipo de permiso, fecha inicio y final, luego presione el botón “Guardar”.

La jornada va a depender de las horas que labore el trabajador, en la Oficina Virtual CCSS se mantienen las jornadas por parámetros, por lo que el patrono debe seleccionar la correcta o la que más se asemeje a lo laborado. Este dato es meramente informativo y no afecta el cálculo de lo facturado en la planilla, ya que la CCSS no se rige por jornadas, medios tiempos u ocupaciones, sólo por la Base Mínima Contributiva establecida todos los años.

Debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente dirigirse al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en “Jornada”  seleccione la nueva jornada a registrar, finalmente seleccione el botón “Modificar”.

Existen dos clases de seguro disponibles para el patrono en la Oficina Virtual CCSS:

• Clase "C" (SEM-IVM-BPO): Esta clase es para todos los trabajadores que no poseen una pensión en el país, ya que cotizan para el seguro de salud (SEM), el seguro de pensiones (IVM) y el Banco Popular.

• Clase "A" (SEM-BPO): Esta clase es para los pensionados que continúan laborando, por lo que al tener una pensión, se le exonera al trabajador y al patrono el pago del seguro de pensiones (IVM).

Cuando un trabajador (a) se pensiona, el mismo tiene la opción de continuar laborando o acogerse a su pensión. Si continúa laborando el patrono debe cambiarle la clase de seguro en el periodo de gestión de planillas.

Debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente dirigirse al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en la pestaña “Seguro” seleccione el botón “nueva clase de seguro” luego indicar el nuevo tipo de seguro y finalmente debe seleccionar el botón “Modificar”.

Debe presentar su planilla en el periodo establecido, posteriormente dirigirse al trabajador en la planilla e ingresar en "Movimientos", luego en la pestaña “Ocupación” seleccione el botón “Nueva ocupación” luego debe buscar y seleccionar  la nueva ocupación y finalmente debe seleccionar el botón “Modificar”.

Un vez que haya ingresado a la Oficina Virtual CCSS, debe seleccionar la opción “Listar Facturas” del menú “Facturas”. En la lista de facturas, seleccione la factura que desea consultar (botón  en la primera columna a la izquierda) y presione sobre el botón “Detalle”, en la ventana emergente, presione sobre el botón “Ver planilla”. Posteriormente, puede generar el reporte de esta factura, por ejemplo, el detalle de facturación, la planilla, el de cotización mínima o las exoneraciones, esto seleccionado la factura y posteriormente debe ingresar a la opción "Planilla", luego en “Reportes” dentro de este menú, seleccionar el reporte deseado. Recuerde que se requiere mantener las ventanas emergentes o "pop-ups" habilitados en su navegador.

Si al intentar obtener un documento de la Oficina Virtual CCSS como la planilla, detalle de cuotas, historial de cotizaciones u otro y este no se genera al darle click en la opción imprimir, verifique que las ventanas, elementos emergentes o "pop-ups" de su navegador de internet no estén bloqueados.

Para desbloquearlos debe ingresar a la configuración de su navegador y buscar la opción “privacidad y seguridad” “elementos emergentes” o similar.

En el siguiente enlace encontrará a mano derecha el desglose de las cargas sociales a la fecha.

http://www.ccss.sa.cr/calculadora

Cabe destacar que la calculadora patronal posee limitantes que se describen en las notas aclaratorias, por ejemplo, los ajustes a la cotización mínima.

La CCSS mantiene una Base Mínima Contributiva (BMC), misma que actualmente es de ¢257.920. Esto implica que todo salario inferior a este monto, se ajusta a la BMC, esto únicamente para los rubros obrero-patronales del seguro de salud (SEM) y el seguro de pensiones (IVM).

La afiliación en el modelo de base mínima reducida tiene un plazo de 12 meses, el sistema con dos meses de antelación le solicitara la renovación del plan, en caso de no desear seguir bajo esta modalidad debe indicar que “No” al mensaje,  si desea  continuar con el plan indicar que “SI” al mensaje.

Si requiere ingresar un nuevo trabajador de servicio doméstico en la planilla debe registrar la información de correo y número celular, dado que es requisito para permanecer bajo la modalidad de base mínima reducida.

La CCSS ofrece a los patronos capacitaciones sobre el uso de sus dos sistemas de gestión de planillas, la Oficina Virtual CCSS y el método de Grandes Clientes, puede registrarse en una capacitación accediendo al siguiente link: http://www.ccss.sa.cr/sicere/ 

Una vez dentro de la página, seleccione el día y la hora según horarios disponibles para el tipo de presentación de su planilla. Pueden asistir dos personas por patrono si es necesario.

La capacitación se imparte en las Oficinas Centrales de la CCSS en San José, Avenida 2, calles 5 y 7, piso -1 (semisótano), en la Subárea de Facturación Patronal y Registro de la Información.

Para realizar la inactivación patronal, primeramente debe enviar el formulario establecido debidamente lleno y firmado por el patrono, o bien, una persona autorizada por el mismo mediante un documento que lo haga constar.

Una vez con esto, se debe enviar a la dirección de correo electrónico ayudapat@ccss.sa.cr

Puede solicitar el formulario y requisitos en esta dirección: http://www.ccss.sa.cr/tramites?t=45

Deben enviar el formulario firmado por el patrono y el documento de identificación del firmante mediante un escaneo o fotografía.

La inactivación también se puede realizar de manera automática, para esto sólo debe excluir a todos los empleados de la planilla y el sistema, al pasar tres meses con la planilla sin trabajadores (en ¢0), la inactivará automáticamente.

Los patronos, trabajadores independientes y asegurados voluntarios, activos o inactivos con acceso a la Oficina Virtual CCSS, pueden cancelar su arreglo de pago o convenio desde la pestaña "Pago de facturas", en la cual deben domiciliar una cuenta bancaria para realizar el pago mensualmente.

Los intentos fallidos se pueden realizar porque el usuario digitó la clave de forma incorrecta o porque por error otro usuario colocó su usuario siendo muy similar a la del mismo. También puede ocurrir que algún usuario intentó ingresar a su cuenta; sin embargo, mientras usted no revele su contraseña, no hay forma de que puedan ingresar a su información.

Si usted ha revelado su contraseña o por seguridad desea cambiar su contraseña, puede realizarlo a través de la opción “¿Olvidó su contraseña?” que se localiza en la pantalla de inicio de Oficina Virtual CCSS.

En el siguiente enlace podrá observar una guía en PDF para regenerar su contraseña:

https://1drv.ms/b/s!As0wYPfmdxdxa0GTkc4dhW5tYz8

Cada mes de forma automática se genera un proceso de envío de la orden patronal digital a aquellas personas que ingresaron a la Oficina Virtual CCSS y marcaron la opción que indica: “Deseo recibir de forma automática la Orden Patronal Digital por correo electrónico”.

Si no desea recibir la orden patronal de forma automática cada mes, puede desmarcar la opción antes indicada, ingresando a la Oficina Virtual CCSS, posteriormente debe ubicar el menú “Asegurado” y seleccionar la opción “Orden Patronal”.

 

Para realizar las modificaciones de sus datos, debe ingresar a la Oficina Virtual CCSS, ubicar el  menú y la opción “Asegurado”, posteriormente la opción “Inscripción” y hacer “click” en el botón “Editar” de cada campo modificable o si lo prefiere, puede presentarse en Oficinas Centrales de la CCSS o en cualquiera de las  Sucursal de la CCSS.

Para verificar un documento digital (orden patronal, estudio de salarios, estado de aportaciones, entre otros) emitido desde la Oficina Virtual CCSS utilice el servicio denominado “Validación de documentos digitales” que está disponible en la página Web de la CCSS: http://www.ccss.sa.cr/, en la opción “Servicios en Línea”.

Para la obtención del Estudio de Salario / Cuotas debe ingresar a la Oficina Virtual CCSS en Asegurados y hacer "click" en el módulo "Historia de Cotizaciones".

Seguidamente incluye las fechas en las que requiere el reporte y presiona el botón "Buscar", esto le presenta en pantalla un detalle de sus cuotas y le brinda la opción de presionar el botón "Comprobante" para generar su estudio.

Para mayor información, se adjunta enlace para la guía de este tipo de reportes:

https://1drv.ms/v/s!As0wYPfmdxdxdpShne5_RjolwAM